Gérer votre organisation sur FitnessSyncer

C'est le cas si vous êtes coach sur FitnessSyncer, ou si votre entreprise dispose d'une licence Entreprise pour ses classements. Un coach dispose d'une organisation dès le départ, qui porte son nom jusqu'à ce qu'il lui en attribue un autre.

• Profil de l'organisation : le nom de l'organisation, son logo et le contact du programme auquel vos participants sont invités à s'adresser pour obtenir des informations sur vos programmes.
• Membres et rôles : toutes les personnes ayant un rôle au sein de votre organisation, ainsi que les invitations en attente. Sélectionnez une personne pour modifier son rôle ou la supprimer, ou sélectionnez Inviter quelqu'un pour inviter quelqu'un. La suppression d'une personne ayant accepté l'invitation lui retire son accès, comme dans le cas de Personnes de votre organisation. La suppression d'une invitation se contente de la retirer.
• Ajouter un coach : ajouter un coach pour qu'il vous accompagne dans vos programmes.
• Clients et coachs: quel coach s'occupe de chacun de vos clients, et qui assure son remplacement.
• Personnes de votre organisation : toutes les personnes au sein de votre organisation, avec les activités auxquelles elles participent.
• Facturation de l'organisation: l'abonnement de votre organisation, qui prend en charge la facturation de ses classements et de ses coachs supplémentaires. L'abonnement de coaching lui-même est facturé sur le compte du propriétaire.
• Connexion d'entreprise : connexion via le fournisseur d’identité de votre organisation. Consultez la section Authentification unique pour les organisations.
• Connexions de l'organisation : les connexions proposées par la page de connexion de votre organisation pour créer un nouveau compte. Consultez la section Connexions pour les nouveaux comptes.
• Fermer l'organisation : fermeture de votre organisation, pour ses propriétaires, une fois son abonnement arrivé à terme. Consultez la rubrique Comment fermer mon organisation ?.

Vous ne voyez que les éléments auxquels votre rôle vous donne accès.

Un propriétaire ouvre Membres et rôles, sélectionne Inviter quelqu'un, saisit l'adresse e-mail de la personne, choisit ses rôles et sélectionne Envoyer l'invitation. La personne reçoit un e-mail et accepte en ouvrant le lien qu'il contient sur FitnessSyncer.com, en se connectant avec cette adresse ou en créant un compte gratuit avec celle-ci. Seul le lien figurant dans le dernier e-mail d’invitation permet d’accepter celle-ci ; il ne suffit donc pas de disposer d’un compte associé à cette adresse. Une personne qui ne retrouve pas cet e-mail peut demander qu’il lui soit renvoyé à son adresse via Des invitations vous attendent. Ses rôles s’appliquent dès qu’elle accepte l’invitation. Si votre organisation utilise l'authentification unique (SSO), une personne invitée via son adresse professionnelle peut accepter l'invitation en se connectant via votre entreprise ; ses rôles s'appliquent alors. Une personne qui se connecte via votre entreprise sans invitation devient membre sans autre rôle.

Lorsque vous attribuez à quelqu'un le rôle de responsable de groupe, énumérez les groupes dont il a la charge, un par ligne : le nom d'une équipe, ou le nom d'un regroupement et sa valeur, par exemple « région : Ouest ». Il s'agit des mêmes équipes et regroupements que ceux figurant dans vos classements.

Non. Votre organisation a toujours un propriétaire, qui gère sa facturation et peut la clôturer. Pour la céder, attribuez d'abord le rôle de propriétaire à quelqu'un d'autre, puis modifiez ou supprimez le vôtre. Consultez la section Céder le rôle de propriétaire.

L'ajout de coachs devient possible une fois que vous avez réglé votre abonnement de coaching sur la page Compte. Un essai gratuit ne permet pas d'ajouter d'autres coachs.

Ouvrez Ajouter un coach. Confirmez le nom de votre entreprise de coaching et saisissez l’adresse e-mail du coach ; celui-ci sera alors invité à travailler avec vous dans le cadre de vos programmes. Chaque coach supplémentaire, à partir du deuxième, coûte 10 $ par mois, dans le cadre de l’abonnement de votre organisation (voir Facturation). Si votre organisation ne dispose pas encore d’abonnement, l’ajout de votre premier coach déclenche la création de celui-ci via votre carte bancaire avant même que le coach ne soit invité. Inviter une personne au rôle de coach suit les mêmes règles et coûte le même prix.

Vous ajoutez des coachs uniquement sur FitnessSyncer.com ; une fois ajoutés, ils interviennent aussi bien dans nos applications que sur le site web. Le coach n'a pas besoin de disposer de son propre abonnement de coaching : tant qu'il occupe le rôle de coach au sein de votre organisation, il bénéficie de tous les avantages offerts par l'abonnement de coaching, y compris FitnessSyncer Pro.

Vos autres coachs assurent le coaching pour votre organisation tant que votre abonnement de coaching est payé et que l’abonnement de votre organisation est actif. Si l’un ou l’autre prend fin, par exemple en cas d’échec d’un paiement ou d’expiration d’un abonnement, vos autres coachs ne peuvent plus assurer le coaching de vos clients, et l’accès FitnessSyncer Pro qui leur était accordé prend fin, jusqu’à ce que les deux soient à nouveau actifs. Nos pages de coaching et nos applications leur expliquent pourquoi et leur indiquent de vous contacter.

Leurs clients leur restent attribués, et vous continuez à voir chaque client en tant que propriétaire.

Si aucun propriétaire ne paie plus l’abonnement de coaching, qu’il ait été payé sur FitnessSyncer.com, dans l’App Store ou dans Google Play, votre organisation ne sera plus facturée pour ses places de coach à partir de sa prochaine facture, et nous enverrons un e-mail à chaque propriétaire pour l’en informer. Le mois déjà payé n’est pas remboursé. L’abonnement de votre organisation continue de courir, tout comme les autres services qu’elle paie, tels que les classements. Lorsqu’un propriétaire paie à nouveau l’abonnement de coaching, les coachs qui occupent toujours ce rôle peuvent reprendre leurs activités, leurs places sont à nouveau facturées à partir de ce jour-là, et nous envoyons un e-mail à chaque propriétaire.

Chaque client inscrit aux programmes de votre organisation est suivi par un coach et peut bénéficier d’un coach remplaçant, qui prend le relais en l’absence de son coach habituel. Un nouveau client commence avec le coach et le coach remplaçant désignés par le programme pour les nouveaux clients, ou avec le coach qui dirige le programme si aucun n’est désigné.

Un propriétaire ou un administrateur modifie ces informations via Clients et coachs : sélectionnez un client, choisissez son coach et son coach remplaçant, puis sélectionnez Enregistrer les coachs. Chaque colonne de la liste des clients peut être triée et filtrée à partir de son en-tête, par exemple pour trouver tous les clients d’un coach donné. Le même choix est disponible dans l’onglet « Paramètres » de chaque client, sous les options Le coach du client et Coach remplaçant. Pour choisir les coachs avec lesquels les nouveaux clients d’un programme commenceront, configurez Coach pour les nouveaux clients et Coach remplaçant pour les nouveaux clients lors de l’étape d’inscription au programme ; les clients déjà inscrits conservent leurs coachs. Pour attribuer ces coachs également aux clients déjà inscrits au programme, cochez Attribuer également ces coachs aux clients déjà inscrits à ce programme lors de l’enregistrement. Les notes, messages, rapports de suivi et plans des clients sont conservés ; leur nouveau coach reprend ainsi là où le précédent s'était arrêté.

Lorsque vous supprimez un coach de votre organisation, que vous lui retirez son rôle de coach ou qu'il quitte l'organisation, chacun de ses clients est transféré vers son coach remplaçant. Un client qui n'a pas de coach remplaçant est transféré vers le propriétaire de l'organisation. Le coach n'est alors plus facturé.

Si le compte d’un coach est supprimé, ses clients sont redirigés vers son coach remplaçant ou vers le propriétaire de la même manière, et les programmes qu’il a mis en place pour votre organisation, ainsi que les notes, messages, bilans et programmes de chaque client, restent au sein de votre organisation sous la responsabilité de son propriétaire.

Non. L'organisation prend en charge vos frais de coaching et votre FitnessSyncer Pro, vous devez donc d'abord quitter l'organisation ou demander à son propriétaire de vous en retirer. Vous pourrez ensuite supprimer votre compte comme d'habitude. Vos clients restent rattachés à l'organisation.

Connectez-vous sur FitnessSyncer.com et sélectionnez Paramètres de votre organisation: son nom, son logo, ses membres et sa facturation dans l'onglet Profil et paramètres de votre page Compte. Sous Vos organisations, chaque organisation dispose d'un bouton permettant de la quitter. Vous perdrez alors vos rôles au sein de celle-ci, et seul un propriétaire pourra vous inviter à nouveau. Si vous vous êtes connecté via la connexion d’entreprise de l’organisation, votre compte n’y sera plus associé. Le dernier propriétaire ne peut pas quitter l’organisation ; vous devez d’abord attribuer le rôle de propriétaire à quelqu’un d’autre.

Si vous êtes coach au sein de l'organisation, vos clients se tournent vers leur coach remplaçant ou vers le propriétaire de celle-ci, comme lorsque le coach est révoqué, et votre activité de coach ainsi que le FitnessSyncer Pro qu'il vous a attribué prennent fin.

Non. Lorsqu'un nouvel utilisateur crée un compte sur votre page de connexion, il est redirigé vers une page répertoriant les connexions. Il peut alors choisir de configurer chacune d'entre elles et se connecter lui-même à chaque service. Cela vaut également lorsqu'il se connecte via votre entreprise. Un utilisateur qui se connecte à un compte qu'il possède déjà ne se voit pas proposer ces connexions, et rien ne change dans son compte.

Non. Les connexions sont établies dans le compte personnel de chaque utilisateur, qui envoie ses données là où il le souhaite. Votre organisation ne voit ce qu’une personne partage que lorsqu’elle rejoint l’un de vos classements ou l’un de vos programmes de coaching.

• Les participants et les clients ne voient que ce qu'ils ont accepté de partager, et uniquement avec le programme auquel ils ont adhéré.
• Les administrateurs ont accès à tous les classements de l'organisation ainsi qu'à son rapport de participation.
• Un client est visible par son coach, son coach remplaçant et le propriétaire de l'organisation, mais par aucun autre coach. Un administrateur qui n'encadre pas ce client voit son nom, mais pas ses données.
• Votre client peut voir quel coach a rédigé chaque note, message et programme lorsque votre organisation compte plusieurs coachs.
• Un responsable de groupe ne voit que la participation de ses propres groupes, sur la page « Classements » et dans l'e-mail du programme.
• Les membres ne voient rien de l'organisation en dehors de ce à quoi ils participent.

• Les propriétaires et les administrateurs le reçoivent pour l'ensemble de l'organisation chaque lundi matin, sauf s'ils modifient ce paramètre.
• Un responsable de groupe ne voit que les groupes dont il a la charge, une fois qu'il a activé cette fonctionnalité.
• Les coachs ne le reçoivent pas, car leur résumé hebdomadaire des clients couvre déjà ces derniers. Un propriétaire qui encadre lui-même tous ses clients ne reçoit pas de section « coaching ».

Personne ne le reçoit lorsque l'organisation n'a aucun classement en cours et rien à signaler concernant son coaching.

Connectez-vous sur FitnessSyncer.com et sélectionnez Paramètres de votre organisation: son nom, son logo, ses membres et sa facturation dans l'onglet Profil et paramètres de votre page de compte. Sous Vos organisations, choisissez Chaque lundi, Le premier lundi de chaque mois ou Ne pas l'envoyer pour chaque organisation, puis sélectionnez Enregistrer le choix d'e-mail. Chaque personne fait son choix individuellement, et personne ne peut modifier ce choix pour quelqu'un d'autre.

Pour y mettre fin immédiatement, sélectionnez « Arrêter les e-mails du programme » au bas de n'importe quel e-mail du programme. Vous n'avez pas besoin de vous connecter, et vous pouvez réactiver cette fonctionnalité depuis la liste de vos organisations.

La personne qui occupe le rôle de propriétaire. L’abonnement appartient à votre organisation, et non à la personne qui l’a souscrit ; il reste donc inchangé lorsque le propriétaire change. Facturation de l'organisation désigne les propriétaires de votre organisation. Si vous en avez plusieurs, chacun d’entre eux peut gérer la facturation, et chacun reçoit nos e-mails à ce sujet.

1. Sur Membres et rôles, invitez le nouveau propriétaire en lui attribuant le rôle de propriétaire, ou attribuez ce rôle à une personne faisant déjà partie de votre organisation.
2. Une fois qu'ils ont accepté, modifiez vos propres rôles afin de ne plus être propriétaire, ou quittez l'organisation.

Le nouveau propriétaire gère alors la facturation de votre organisation, et ses classements, le nombre de participants comptabilisés ce mois-ci ainsi que ses places de coach restent inchangés, sans qu'aucun montant ne soit facturé deux fois. La carte reste la même jusqu'à ce que le nouveau propriétaire la modifie, et à partir de ce moment-là, les frais de votre organisation sont débités sur sa carte et les reçus lui sont envoyés.

• Les participants au classement, selon le tarif et le minimum mensuel prévus dans votre licence Entreprise. Le minimum est facturé au début de l’abonnement de votre organisation, puis au début de chaque mois, et les participants au-delà de ce minimum sont facturés à la fin de chaque mois. Votre licence précise également si une personne figurant sur deux de vos classements est comptabilisée une ou deux fois. Si une nouvelle licence adopte un autre mode de comptage, ce nouveau mode s’applique à compter du premier jour du mois suivant ; ainsi, aucun mois n’est comptabilisé selon les deux modes.
• Chaque coach supplémentaire, à partir du deuxième, coûte 10 $ par mois. L'ajout d'un coach est facturé pour le reste du mois à compter du jour de son ajout, et la suppression d'un coach donne lieu à un crédit pour le reste du mois sur la facture suivante. Tant qu'aucun propriétaire ne paie l'abonnement de coaching, les places de coach ne sont pas facturées (voir Que se passe-t-il si mon abonnement de coaching prend fin?).

Facturation de l'organisation indique les éléments facturés à votre organisation, le nombre de participants enregistrés depuis le début du mois, ses places de coach, sa carte et ses factures.

Oui. Le propriétaire doit disposer de FitnessSyncer Pro ou de l’abonnement de coaching, payé sur FitnessSyncer.com, mensuellement ou annuellement, ou dans l’App Store ou Google Play, y compris un forfait de coaching acheté dans notre application. Votre propre forfait reste sur la page de votre compte et ne subit aucun changement. Les frais de votre organisation sont toujours liés à son propre abonnement sur FitnessSyncer.com.

Oui. Si vous payez vous-même votre abonnement dans l'App Store ou Google Play, Facturation de l'organisation propose Transférer mon abonnement vers FitnessSyncer.com. Le même abonnement se poursuit alors sur FitnessSyncer.com à compter du jour où la période que vous avez déjà payée dans la boutique prend fin; vous n'êtes donc pas facturé deux fois, et la facturation annuelle devient disponible.

Vous devez tout de même résilier vous-même votre abonnement dans la boutique d'applications, car vous êtes le seul à pouvoir le faire. La page indique les étapes à suivre pour votre boutique d'applications :

• Dans l'App Store, ouvrez Réglages sur votre iPhone ou iPad, appuyez sur votre nom, appuyez sur Abonnements, appuyez sur FitnessSyncer, puis appuyez sur Résilier l'abonnement.
• Dans Google Play, ouvrez l'application Google Play Store, appuyez sur votre photo de profil, appuyez sur « Paiements et abonnements », appuyez sur « Abonnements », appuyez sur FitnessSyncer, puis appuyez sur « Résilier l'abonnement ».

Tout propriétaire peut le faire. Sur Facturation de l'organisation, sélectionnez Modifier la carte et saisissez la nouvelle carte. Votre banque peut vous demander de valider cette opération. La prochaine facture sera débitée sur cette carte, et les reçus seront envoyés au propriétaire qui l'a enregistrée. En cas d'échec du paiement, nous réessayons avec la carte et envoyons un e-mail à chaque propriétaire; pendant ce temps, vos classements et vos coachs continuent de fonctionner normalement.

Dans Facturation de l'organisation, sélectionnez Annuler l'abonnement. Les classements et les coachs de votre organisation restent actifs jusqu'à la fin du mois pour lequel vous avez payé. Ensuite :

• Ses classements s'arrêtent et affichent leurs derniers résultats pendant trois mois; ils n'envoient aucune nouvelle invitation.
• Ses coachs supplémentaires ne coachent plus pour elle, et le FitnessSyncer Pro qu'elle leur accordait prend fin. Leurs clients leur restent attribués, et un nouvel abonnement rétablit leur coaching.
• Votre organisation, ses membres et son historique sont conservés ; il vous suffit donc de vous réabonner pour tout récupérer.

Jusqu'à la fin de ce mois, vous pouvez sélectionner Conserver l'abonnement à la place. Tant que l'abonnement de votre organisation est en cours et que vous en êtes l'unique propriétaire, vous ne pouvez pas supprimer votre propre compte. Transférez d'abord le rôle de propriétaire ou résiliez l'abonnement.

Une fois son abonnement terminé, le titulaire peut le désactiver dans Fermer l'organisation, le dernier onglet des paramètres de l’organisation, en cochant la case de confirmation et en sélectionnant Fermer l'organisation. Tant que l’abonnement est en cours, cet onglet indique de commencer par le résilier dans Facturation de l'organisation. Pour le désactiver :

• Il clôture ses classements ce jour-là et conserve les résultats. Un classement continu conserve les résultats des quatre dernières semaines comme résultat final.
• Rend chaque programme de coaching à son propre coach, avec ses clients.
• Supprime tous les rôles au sein de l'organisation.

Aucun compte ni aucune donnée ne sont supprimés, et la fermeture de l'organisation ne peut pas être annulée.