Je organisatie beheren op FitnessSyncer

Dat doe je als je coach bent op FitnessSyncer, of als je bedrijf een Enterprise-licentie heeft voor de Leaderboards. Een coach heeft vanaf het begin een organisatie, die naar hem of haar is vernoemd totdat hij of zij er een naam aan geeft.

• Organisatieprofiel: de naam van de organisatie, het logo en de contactpersoon van het programma waarnaar je deelnemers worden verwezen als ze vragen hebben over je programma’s.
• Leden en rollen: iedereen met een rol in uw organisatie, en de uitnodigingen die nog in behandeling zijn. Selecteer een persoon om diens rol te wijzigen of te verwijderen, of selecteer Nodig iemand uit om iemand uit te nodigen. Als u iemand verwijdert die de uitnodiging heeft geaccepteerd, wordt diens toegang ingetrokken, net als bij Mensen in je organisatie. Als u een uitnodiging verwijdert, wordt deze alleen ingetrokken.
• Een coach toevoegen: een coach toevoegen om samen met jou aan je programma's te werken.
• Klanten en coaches: welke coach elk van je klanten begeleidt, en wie hun reservecoach is.
• Mensen in je organisatie: iedereen binnen je organisatie, met de activiteiten waaraan zij deelnemen.
• Facturering van de organisatie: het abonnement van je organisatie, waarmee de ranglijsten en de extra coaches worden gefactureerd. Het coachingabonnement zelf wordt gefactureerd op het eigen account van de eigenaar.
• Aanmelding bij de organisatie: inloggen via de eigen identiteitsprovider van je organisatie. Lees Single Sign-On voor organisaties.
• Organisatiekoppelingen: de koppelingen die de inlogpagina van je organisatie aan een nieuw account aanbiedt. Lees Koppelingen voor nieuwe accounts.
• Sluit de organisatie: het sluiten van je organisatie, voor de eigenaren ervan, zodra het abonnement is afgelopen. Lees Hoe sluit ik mijn organisatie?

Je ziet alleen de onderdelen die binnen je rol zijn toegestaan.

Een eigenaar opent Leden en rollen, selecteert Nodig iemand uit, voert het e-mailadres van de persoon in, kiest diens rollen en selecteert Verzend de uitnodiging. De persoon ontvangt een e-mail en accepteert de uitnodiging door de link in FitnessSyncer.com te openen, zich aan te melden met dat adres of er een gratis account mee aan te maken. Alleen de link in de nieuwste uitnodigingsmail geldt voor het accepteren, dus het is niet voldoende om een account te hebben met dat e-mailadres. Iemand die de e-mail niet kan vinden, kan deze onder Er staan uitnodigingen voor je klaar opnieuw naar zijn of haar adres laten sturen. Zodra de persoon de uitnodiging accepteert, zijn de toegewezen rollen van kracht. Als uw organisatie gebruikmaakt van single sign-on, kan iemand die via zijn of haar bedrijfsadres is uitgenodigd de uitnodiging accepteren door in te loggen via uw bedrijf, waarna zijn of haar rollen van kracht worden; iemand die zonder uitnodiging via uw bedrijf inlogt, wordt lid zonder enige andere rol.

Wanneer je iemand de rol van groepsleider toekent, vermeld dan de groepen waarvoor hij of zij verantwoordelijk is, één per regel: de naam van een team, of de naam van een groepering en de bijbehorende waarde, zoals regio: West. Dit zijn dezelfde teams en groeperingen als op je ranglijsten.

Nee. Je organisatie heeft altijd een eigenaar, die de facturering beheert en de organisatie kan sluiten. Om de organisatie over te dragen, moet je eerst de eigenaarsrol aan iemand anders toewijzen en vervolgens je eigen rol wijzigen of verwijderen. Lees De eigenaarsrol overdragen.

Het toevoegen van coaches wordt mogelijk zodra je je coachingabonnement hebt betaald op je accountpagina. Bij een gratis proefabonnement kun je geen andere coaches toevoegen.

Open Een coach toevoegen. Bevestig de naam van je coachingbedrijf en voer het e-mailadres van de coach in, waarna de coach wordt uitgenodigd om samen met jou aan je programma’s te werken. Elke coach na de eerste kost $10 per maand, via het eigen abonnement van je organisatie (zie Facturering). Als je organisatie nog geen abonnement heeft, wordt er bij het toevoegen van je eerste coach automatisch een abonnement aangemaakt met je creditcard voordat de coach wordt uitgenodigd. Het uitnodigen van iemand met de rol van coach volgt dezelfde regels en kost evenveel.

Je voegt coaches uitsluitend toe op FitnessSyncer.com, en zodra ze zijn toegevoegd, geven ze coaching zowel in onze apps als op de website. De coach heeft geen eigen coachingabonnement nodig: zolang hij of zij de rol van coach in jouw organisatie bekleedt, beschikt hij of zij over alles wat het coachingabonnement biedt, inclusief FitnessSyncer Pro.

Je andere coaches geven coaching voor je organisatie zolang je coachingabonnement is betaald en het eigen abonnement van je organisatie actief is. Als een van beide stopt, bijvoorbeeld wanneer een betaling niet wordt verwerkt of een abonnement afloopt, kunnen je andere coaches je klanten niet langer coachen en eindigt de FitnessSyncer Pro die ze kregen, totdat beide weer actief zijn. Op onze coachingpagina’s en in onze apps wordt uitgelegd waarom dit gebeurt en dat ze contact met jou moeten opnemen.

Hun klanten blijven aan hen toegewezen, en je ziet nog steeds elke klant als de eigenaar.

Als geen enkele eigenaar meer betaalt voor het coachingabonnement, ongeacht of dit werd betaald op FitnessSyncer.com, in de App Store of Google Play, worden er vanaf de volgende factuur geen kosten meer in rekening gebracht aan je organisatie voor de coachplaatsen, en sturen we elke eigenaar een e-mail om dit te melden. De reeds betaalde maand wordt niet terugbetaald. Het eigen abonnement van je organisatie blijft lopen, evenals alle andere diensten waarvoor je organisatie betaalt, zoals Leaderboards. Wanneer een eigenaar het coachingabonnement opnieuw betaalt, kunnen de coaches die nog steeds de coachrol bekleden weer coachen; hun plaatsen worden vanaf die dag opnieuw in rekening gebracht en we sturen elke eigenaar een e-mail.

Elke klant in de programma’s van je organisatie wordt begeleid door één coach en kan een reservecoach hebben, die het overneemt wanneer de eigen coach afwezig is. Een nieuwe klant begint bij de coach en de reservecoach die in het programma voor nieuwe klanten zijn aangewezen, of bij de coach die het programma leidt wanneer er geen specifieke coach is aangewezen.

Een eigenaar of beheerder wijzigt dit op Klanten en coaches: selecteer een klant, kies diens coach en reservecoach, en selecteer vervolgens Coaches opslaan. Elke kolom van de klantenlijst kan worden gesorteerd en gefilterd op basis van de koptekst, bijvoorbeeld om alle klanten van één coach te vinden. Dezelfde keuze is te vinden op het tabblad ‘Instellingen’ van elke cliënt, namelijk De coach van de klant en Reservecoach. Om de coaches te kiezen waarmee nieuwe cliënten van een programma beginnen, stel je Coach voor nieuwe klanten en Reservecoach voor nieuwe klanten in tijdens de aanmeldingsstap van het programma; cliënten die al zijn aangemeld, behouden hun coaches. Om die coaches ook toe te wijzen aan de cliënten die al in het programma zitten, vink je Geef deze coaches ook aan de klanten die al in dit programma zitten aan wanneer je het opslaat. De notities, berichten, check-ins en plannen van de cliënt blijven behouden, zodat hun nieuwe coach verdergaat waar de vorige is gebleven.

Wanneer je een coach uit je organisatie verwijdert, zijn of haar rol als coach intrekt of de coach zelf vertrekt, worden al zijn of haar klanten overgedragen aan de reservecoach. Een klant zonder reservecoach wordt overgedragen aan de eigenaar van de organisatie. Vanaf dat moment worden er geen kosten meer in rekening gebracht voor de coach.

Als het account van een coach wordt verwijderd, worden zijn of haar klanten op dezelfde manier doorgestuurd naar de reservecoach of de eigenaar, en blijven de programma’s die zij voor je organisatie hebben uitgevoerd – inclusief de notities, berichten, check-ins en plannen van elke klant – bij je organisatie onder de eigenaar.

Nee. De organisatie betaalt voor je coaching en je FitnessSyncer Pro, dus verlaat eerst de organisatie of vraag de eigenaar om je te verwijderen. Daarna kun je je account zoals gewoonlijk verwijderen. Je klanten blijven bij de organisatie.

Log in op FitnessSyncer.com en selecteer De instellingen van je organisatie: de naam, het logo, de leden en de facturering op het tabblad Profiel en instellingen van je accountpagina. Onder Je organisaties heeft elke organisatie een knop om deze te verlaten. Je verliest je rollen binnen de organisatie en alleen een eigenaar kan je weer uitnodigen. Als je je hebt aangemeld via de bedrijfsaanmelding van de organisatie, is je account niet langer aan de organisatie gekoppeld. De laatste eigenaar kan niet vertrekken; wijs de eigenaarsrol eerst aan iemand anders toe.

Als je als coach voor de organisatie werkt, gaan je klanten naar hun reservecoach of naar de eigenaar van de organisatie, net als wanneer een coach wordt verwijderd, en eindigen jouw coaching en de FitnessSyncer Pro die je daardoor hebt gekregen.

Nee. Wanneer er een nieuw account wordt aangemaakt op je inlogpagina, wordt de gebruiker doorgestuurd naar een pagina met een overzicht van de koppelingen. Daar kiest de gebruiker zelf of hij of zij elke koppeling wil instellen en logt hij of zij zelf in bij elke dienst. Dit geldt ook wanneer de gebruiker inlogt via je bedrijf. Iemand die inlogt op een account dat hij of zij al heeft, krijgt de koppelingen niet aangeboden en er verandert niets in zijn of haar account.

Nee. De koppelingen worden in het eigen account van elke persoon gemaakt en de gegevens worden naar de door hen gekozen bestemming verzonden. Je organisatie ziet alleen wat iemand deelt wanneer deze zich aansluit bij een van je ranglijsten of coachingprogramma’s.

• Deelnemers en klanten zien alleen wat ze hebben ingestemd te delen, en alleen binnen het programma waaraan ze deelnemen.
• Beheerders zien elke ranglijst van de organisatie en het bijbehorende deelnamerapport.
• Een klant is zichtbaar voor zijn of haar coach, de reservecoach en de eigenaar van de organisatie, maar voor geen enkele andere coach. Een beheerder die die klant niet coacht, ziet wel de naam maar niet de gegevens.
• Je klant ziet welke coach elke notitie, elk bericht en elk plan heeft geschreven wanneer je organisatie meer dan één coach heeft.
• Een groepsleider ziet alleen de deelname van zijn of haar eigen groepen, op de pagina ‘Ranglijsten’ en in de e-mail van het programma.
• Leden zien niets van de organisatie buiten datgene waaraan ze deelnemen.

• Eigenaren en beheerders ontvangen elke maandagochtend de e-mail voor de hele organisatie, tenzij ze dit wijzigen.
• Een groepsleider krijgt alleen de groepen te zien die hij of zij leidt, zodra deze functie is ingeschakeld.
• Coaches ontvangen deze niet, omdat hun wekelijkse klantenoverzicht al alle klanten omvat. Een eigenaar die elke klant zelf coacht, krijgt geen coachinggedeelte.

Niemand ontvangt deze e-mail als de organisatie geen lopende ranglijst heeft en niets te melden heeft over haar coaching.

Log in op FitnessSyncer.com en selecteer De instellingen van je organisatie: de naam, het logo, de leden en de facturering op het tabblad Profiel en instellingen van je accountpagina. Kies onder Je organisaties voor elke organisatie Elke maandag, De eerste maandag van elke maand of Stuur dit niet en selecteer vervolgens De e-mailkeuze opslaan. Iedereen kiest dit zelf, en niemand kan dit voor iemand anders wijzigen.

Om dit onmiddellijk te stoppen, selecteer je ‘De programma-e-mail stoppen’ onderaan een willekeurige programma-e-mail. Je hoeft je niet aan te melden en je kunt deze functie weer inschakelen via de lijst met je organisaties.

Degene die de rol van eigenaar bekleedt. Het abonnement is eigendom van je organisatie, niet van de persoon die het heeft aangemaakt, dus het blijft ongewijzigd bestaan wanneer de eigenaar verandert. Facturering van de organisatie geeft de namen weer van de eigenaren van je organisatie. Als je er meer dan één hebt, kan elk van hen de facturering beheren en ontvangt elk van hen onze e-mails hierover.

1. Nodig op Leden en rollen de nieuwe eigenaar uit met de rol ‘eigenaar’, of wijs de rol toe aan iemand die al deel uitmaakt van je organisatie.
2. Zodra ze dit hebben geaccepteerd, wijzig je je eigen rollen zodat je niet langer eigenaar bent, of verlaat je de organisatie.

De nieuwe eigenaar beheert vervolgens de facturering van je organisatie, en de ranglijsten, het aantal deelnemers van deze maand en de coachplaatsen blijven ongewijzigd, zonder dat er dubbel wordt gefactureerd. De kaart blijft hetzelfde totdat de nieuwe eigenaar deze wijzigt, en vanaf dat moment worden de kosten van je organisatie in rekening gebracht op zijn of haar kaart en worden de ontvangstbewijzen naar hem of haar gestuurd.

• Deelnemers aan de ranglijst, tegen het tarief en met het maandelijkse minimum dat in je Enterprise-licentie is vastgelegd. Het minimum wordt in rekening gebracht wanneer het abonnement van je organisatie ingaat en vervolgens aan het begin van elke maand; de deelnemers boven dit minimum worden aan het einde van elke maand gefactureerd. In je licentie staat ook vermeld of iemand die op twee van je ranglijsten staat, één of twee keer telt. Als een nieuwe licentie mensen op een andere manier telt, gaat de nieuwe manier in op de eerste dag van de volgende maand, zodat geen enkele maand op beide manieren wordt geteld.
• Elke coach na de eerste kost $10 per maand. Een coach die je toevoegt, wordt op de dag van toevoeging in rekening gebracht voor de rest van de maand, en een coach die je verwijdert, wordt op de volgende factuur gecrediteerd voor de rest van de maand. Zolang geen enkele eigenaar betaalt voor het coachingabonnement, worden de coachplaatsen niet in rekening gebracht (zie Wat gebeurt er als mijn coachingabonnement stopt?).

Facturering van de organisatie toont waarvoor je organisatie wordt gefactureerd, het aantal deelnemers dat tot nu toe deze maand is geteld, het aantal coachplaatsen, de kaart en de facturen.

Ja. De eigenaar heeft FitnessSyncer Pro of het coachingabonnement nodig, betaald op FitnessSyncer.com, maandelijks of jaarlijks, of in de App Store of Google Play, inclusief een coachingplan dat in onze app is aangeschaft. Je eigen plan blijft op je accountpagina staan en er verandert niets aan. De kosten van je organisatie staan altijd op het eigen abonnement op FitnessSyncer.com.

Ja. Als je in App Store of Google Play voor je eigen abonnement betaalt, biedt Facturering van de organisatie Verplaats mijn abonnement naar FitnessSyncer.com aan. Hetzelfde abonnement loopt dan door op FitnessSyncer.com vanaf de dag dat de periode waarvoor je al in de winkel hebt betaald, afloopt, zodat je niet dubbel wordt gefactureerd en jaarlijkse facturering beschikbaar wordt.

Je moet het abonnement nog steeds zelf in de app store opzeggen, want alleen jij kunt dat doen. Op de pagina staan de stappen voor jouw app store:

• Open in de App Store de instellingen op je iPhone of iPad, tik op je naam, tik op Abonnementen, tik op FitnessSyncer en tik vervolgens op Abonnement opzeggen.
• Open in Google Play de Google Play Store-app, tik op je profielfoto, tik op ‘Betalingen en abonnementen’, tik op ‘Abonnementen’, tik op FitnessSyncer en tik vervolgens op ‘Abonnement opzeggen’.

Elke eigenaar kan dit doen. Selecteer op Facturering van de organisatie de optie Wijzig de kaart en voer de nieuwe kaart in. Je bank kan je vragen om dit goed te keuren. De volgende factuur wordt hierop in rekening gebracht en de ontvangstbewijzen gaan naar de eigenaar die de kaart heeft ingevoerd. Als een betaling mislukt, proberen we het opnieuw met de kaart en sturen we een e-mail naar elke eigenaar. Ondertussen blijven je ranglijsten en coaches gewoon doorlopen.

Selecteer bij Facturering van de organisatie de optie Het abonnement opzeggen. De ranglijsten en coaches van je organisatie blijven actief tot het einde van de maand waarvoor je hebt betaald. Daarna:

• De ranglijsten stoppen en tonen hun laatste resultaten nog drie maanden lang; er worden geen nieuwe uitnodigingen verstuurd.
• De extra coaches coachen niet langer voor de organisatie, en de FitnessSyncer Pro die de organisatie hen gaf, loopt af. Hun klanten blijven aan hen toegewezen, en een nieuw abonnement brengt hun coaching weer terug.
• Je organisatie, de leden en de geschiedenis ervan worden bewaard, dus als je je opnieuw abonneert, komt alles weer terug.

Tot het einde van die maand kun je in plaats daarvan Abonnement behouden selecteren. Zolang het abonnement van je organisatie loopt en je de enige eigenaar bent, kun je je eigen account niet verwijderen. Draag eerst de eigenaarsrol over of zeg het abonnement op.

Zodra het abonnement is beëindigd, kan de eigenaar het sluiten op Sluit de organisatie, het laatste tabblad van de instellingen van de organisatie, door het vakje aan te vinken om te bevestigen en Sluit de organisatie te selecteren. Zolang het abonnement loopt, staat op dat tabblad dat het eerst op Facturering van de organisatie moet worden opgezegd. Het sluiten:

• Beëindigt die dag de ranglijsten en bewaart hun resultaten. Een doorlopende ranglijst behoudt de laatste vier weken als eindresultaat.
• Geeft elk coachingprogramma terug aan de eigen coach, samen met zijn of haar klanten.
• Verwijdert ieders rol in de organisatie.

Er worden geen accounts of gegevens verwijderd, en het sluiten kan niet ongedaan worden gemaakt.