Aan de slag als coach

Deze handleiding leidt je stap voor stap door het coachen met FitnessSyncer, in de volgorde waarin je het waarschijnlijk nodig zult hebben. Elke stap bevat een link naar de vragen die hier dieper op ingaan.

1. Start het coachingabonnement of de gratis proefperiode
2. Maak een coachingprogramma
3. Kies wat je klanten delen
4. Nodig je klanten uit
5. Je klanten en de coaching-inbox
6. Schakel tussen je eigen gegevens en die van een klant
7. Notities en instellingen
8. Berichten en voortgangscontroles
9. Gewoonten, formulieren en vragenlijsten
10. Dashboard-sjablonen
11. Trainingssessies plannen in de agenda van een klant
12. Wanneer de coaching eindigt

Start het coachingabonnement of de gratis proefperiode

Coaching begint vanaf FitnessSyncer voor coaches, waarbij je je eigen FitnessSyncer-account gebruikt. Als je er nog geen hebt, maak dan eerst een gratis account aan.

• Kies Start je gratis proefperiode om de gratis proefperiode te starten. Er is geen creditcard nodig en er worden geen kosten in rekening gebracht wanneer de proefperiode afloopt. De proefperiode is bedoeld voor accounts die nog nooit een betaald abonnement hebben gehad en nog niet eerder gebruik hebben gemaakt van een proefperiode.
• Om je in plaats daarvan te abonneren, of zodra de proefperiode loopt, open je Coachingabonnement vanaf je coachingpagina's en kies je Abonneer je op coaching. Het tabblad Abonnementen van je account wordt geopend met het aangeboden coachingabonnement. Als je al betaalt voor FitnessSyncer Pro op FitnessSyncer.com, wordt je abonnement omgezet naar coaching en wordt alleen het verschil in rekening gebracht. Als je hiervoor betaalt in de App Store of Google Play, zeg het dan daar op zodra de coaching begint, aangezien dit bij de coaching is inbegrepen.
• Je kunt je ook abonneren in de FitnessSyncer-app, met een abonnement voor 3 tot 100 klanten, via FitnessSyncer Coaching in je account; daar kun je ook de gratis proefperiode starten. Als FitnessSyncer.com je abonnement factureert, verwijst dat scherm daar in plaats daarvan naartoe. Zie Kan ik me abonneren op coaching in de FitnessSyncer-app?

De proefperiode duurt 14 dagen, voor maximaal 3 klanten, met maximaal 25 uitnodigingsmails per dag. De prijs en de manier waarop klanten elke maand worden geteld, staan vermeld in het coachingabonnement. Als de proefperiode afloopt voordat je je abonneert, blijft je klantenlijst bewaard en wordt deze weer actief zodra je je abonneert.

Zodra de proefperiode is begonnen, opent het coachingpictogram in de werkbalk Je klanten, en een korte reeks e-mails gedurende de eerste twee weken begeleidt je bij het instellen.

Maak een coachingprogramma

Een coachingprogramma beschrijft wat je van je klanten vraagt om te delen en hoe je met hen werkt. Je hebt er minstens één nodig voordat je iemand kunt uitnodigen, en je kunt er meerdere hebben, bijvoorbeeld één voor hardlopers en één voor een groep die wil afvallen.

Kies Een coachingprogramma opzetten uit Je klanten of Coachingprogramma's. Het programma is opgedeeld in acht stappen. Navigeer hierdoor met Volgende stap en Vorige stap, of kies een stap op basis van het nummer. Alleen de programmanaam is verplicht, dus je kunt in elke stap Wijzigingen opslaan kiezen en later terugkomen op de rest.

1. Het programma: de Naam van het programma die je klanten zien wanneer ze lid worden, een beschrijving voor hen, de focus van de coaching en je logo.
2. Wat klanten delen: het soort gegevens waar je om vraagt, hoeveel geschiedenis je klanten delen en de aanbevolen apparaten waarmee ze verbinding kunnen maken. Zie Kies wat je klanten delen.
3. Aanmelden en machtigingen: of mensen die zich via jouw link aanmelden, moeten wachten op jouw goedkeuring, en de toestemmingen die je vraagt, zoals het plannen van trainingen in hun agenda.
4. Doelen en gewoontes: startdoelen die aan je klanten worden aangeboden, zoals een dagelijks stappenaantal of voedingsdoelen, en maximaal tien gewoontes.
5. Check-ins en intake: een regelmatige voortgangscontrole en een intakeformulier dat naar elke nieuwe klant wordt gestuurd.
6. Meldingen en wekelijks overzicht: de meldingen die aangeven dat een klant aandacht nodig heeft, en het wekelijkse e-mailoverzicht.
7. Automatiseringen: maximaal tien regels die automatisch worden uitgevoerd wanneer er iets gebeurt, zoals een bericht wanneer de gegevens van een klant niet meer binnenkomen.
8. Trainingsbelasting en dashboards: of de trainingsbelasting wordt bijgehouden, de dashboards die je klanten in hun eigen accounts zien, en het dashboard waarmee elke klant je pagina opent, namelijk het Coachingrapport, tenzij je zelf een ander dashboard kiest.

Als je voor een nieuw programma kiest voor hardlopen, fietsen of algemene fitness, begint het met een bijbehorend dashboard dat wordt gedeeld met je klanten, 12 maanden aan geschiedenis en de trainingsmeldingen ingeschakeld. Je kunt dit allemaal aanpassen.

Kies wat je klanten delen

Vink in stap 2, onder Op te vragen gegevens, de soorten gegevens aan die je wilt zien. Dit is slechts een uitgangspunt: elke klant kiest zelf en kan minder gegevens delen. Cyclusgegevens, medicatie, aandoeningen, allergieën en bloedonderzoeken worden alleen aan een klant aangeboden als je hierom vraagt.

Kies onder ‘Geschiedenis die je klanten delen’ hoe ver je terug kunt kijken: de 30 dagen voordat een klant zich aanmeldt, de 12 maanden daarvoor, of alle gegevens die hij of zij heeft. Dit wordt aan elke klant getoond voordat hij of zij akkoord gaat. Als je dit later wijzigt, heeft dit alleen gevolgen voor mensen die zich daarna aanmelden, niet voor de klanten die je al hebt.

Onder ‘Aanbevolen apparaten’ kun je de apparaten en apps voorstellen die je klanten zouden moeten koppelen. Elk daarvan wordt aan een klant aangeboden als een afzonderlijke stap wanneer deze zich aanmeldt, en de klant kan deze stap overslaan.

Kies in stap 3, onder Te vragen machtigingen, wat je verder nog wilt mogen doen: Notities toevoegen aan mijn grafieken en deze met mij bespreken, De notities bekijken die ik op mijn grafieken schrijf en erop reageren en Trainingen inplannen in mijn agenda. Elke klant kan elk van deze opties weigeren en ze later wijzigen.

Nodig je klanten uit

Open Je klanten en kies Klanten uitnodigen. Er zijn drie manieren om iemand uit te nodigen:

• Per e-mail. Kies het programma, voer op elke regel één e-mailadres in, voeg desgewenst een persoonlijk bericht toe en kies Uitnodigingen versturen. Je kunt ook een CSV-lijst plakken of een CSV-bestand kiezen, met één klant per regel: e-mailadres, naam, programma en tag, waarbij alleen het e-mailadres verplicht is. Elke uitnodiging staat vermeld onder Uitnodigingen in behandeling, waar je deze opnieuw kunt verzenden of annuleren totdat deze is geaccepteerd. Iemand die je via e-mail uitnodigt, wordt zonder jouw goedkeuring lid, zolang deze persoon de uitnodiging accepteert met het adres waarmee je hem of haar hebt uitgenodigd en er nog ruimte is voor een nieuwe klant in je abonnement; als het vol is, wacht deze persoon onder In afwachting van je goedkeuring totdat je ruimte vrijmaakt.
• De aanmeldlink. Onder Deel een aanmeldlink heeft elk programma zijn eigen link. Kies Link kopiëren en deel deze zelf, in een bericht, op een flyer of op je website. Tenzij je in stap 3 de goedkeuring hebt uitgeschakeld, wacht iedereen die zich via de link aanmeldt onder In afwachting van je goedkeuring totdat je het verzoek goedkeurt.
• De korte aanmeldlink. Zodra een programma is opgeslagen, open je het opnieuw en zie je in stap 1 het veld ‘Korte aanmeldlink’. Kies een korte naam om het programma een adres te geven dat gemakkelijk voor te lezen of af te drukken is, zoals fitnesssyncer.com/join/amy-chen.

Een uitnodiging is gratis. Een klant telt mee voor je abonnement vanaf het moment dat hij of zij de uitnodiging accepteert. Tags die je aan een klant toekent wanneer je hem of haar uitnodigt, zoals Marathon 2027, worden filters in je klantenlijst.

Je klanten en de coaching-inbox

Je coachingpagina’s hebben vier tabbladen, en als je op Mijn eigen gegevens ernaast klikt, ga je terug naar je eigen gegevens:

• Je klanten geeft een overzicht van alle klanten met hun status, hun meest recente gegevens en wat ze delen. De kaarten bovenaan geven het aantal klanten weer dat aandacht nodig heeft, wat er in je coaching-inbox staat, de uitstaande uitnodigingen en je actieve klanten; elke kaart opent het betreffende overzicht. Vergelijk alle klanten toont alle klanten naast elkaar voor de afgelopen zeven dagen. Kies de naam van een klant om zijn of haar pagina te openen, met de tabbladen Overzicht, Training en zones, Berichten met deze klant, Voortgangscontroles en gewoontes en Delen en instellingen.
• Coaching-inbox bevat wat er voor je klaarstaat: Berichten met klanten, Voortgangscontroles, Recente trainingen en Groepstrainingen. Berichten en formulieren die door je automatiseringen zijn opgesteld, staan hier ook klaar, zodat je ze kunt verzenden, wijzigen of negeren.
• Coachingprogramma's bevat je programma's, je Formulieren en vragenlijsten en je Dashboardsjablonen.
• Coachingabonnement toont hoeveel klanten er deze maand zijn en, op FitnessSyncer.com, je geschatte kosten en je bestedingslimiet. Bij een abonnement dat in een app is aangeschaft, wordt het aantal klanten weergegeven en waar je dit kunt wijzigen.

Een klant heeft aandacht nodig wanneer zijn of haar gegevens niet meer binnenkomen, de verbinding moet worden hersteld, een van de waarschuwingen van het programma wordt geactiveerd of de klant is gestopt met het versturen van de voortgangscontroles waar het programma om vraagt. In de FitnessSyncer-app wordt ook een klant weergegeven van wie je het bericht nog niet hebt gelezen. Elke maandag ontvang je bovendien een e-mailoverzicht van de klanten die aandacht nodig hebben; je kunt dit uitschakelen in de instellingen van elk programma.

Schakel tussen je eigen gegevens en die van een klant

Je eigen Dashboard, Stream en agenda zijn voorzien van een balkje dat aangeeft dat je naar je eigen gegevens kijkt. Kies een klant onder De gegevens van een klant weergeven en vervolgens Weergeven. Je kunt ook het Dashboard, Stream of agenda van een klant openen via het tabblad Overzicht op diens pagina.

Terwijl je naar een klant kijkt, geeft de balk de naam van de klant weer. Van daaruit kun je naar Vorige klant of Volgende klant gaan, Opmerkingen en instellingen openen, naar Alle klanten gaan of Terug naar mijn eigen gegevens kiezen. Je ziet alleen de soorten gegevens die de klant deelt, vanaf de datum waarop hij of zij daarmee akkoord is gegaan. Je kunt de gegevens van een klant bekijken, maar je kunt deze niet wijzigen of verwijderen.

In de FitnessSyncer-app kun je met de schakelaar bovenaan elk scherm kiezen tussen Mijn gegevens en Mijn klanten. Onder 'Mijn klanten' vind je je klantenlijst en je coaching-inbox, waar je ook klanten kunt uitnodigen, verzoeken om lid te worden kunt goedkeuren, een uitnodiging opnieuw kunt versturen, de deelnamelink van een programma kunt delen en een klant kunt pauzeren, hervatten of verwijderen. Programma's, formulieren, automatiseringsregels en zonevoorstellen staan op de website. In de app-help wordt elk scherm beschreven.

Notities en instellingen

Kies Opmerkingen en instellingen in de balk boven het Dashboard, Stream of Agenda van een klant om een paneel naast hun gegevens te openen. Daarin staat:

• Je coachnotities over deze klant. Schrijf er een onder Nieuwe notitie en kies Notitie opslaan. Elke aantekening kan worden gewijzigd met Notitie bewerken of verwijderd met Notitie verwijderen, en met Oudere notities weergeven blader je terug naar eerdere pagina’s. Alleen jij kunt deze aantekeningen zien. Je klant kan ze niet zien. In een organisatie met meerdere coaches kunnen de coach van de klant, diens reservecoach en de eigenaar van je organisatie ze ook zien, en bij elke notitie staat vermeld wie deze heeft geschreven.
• Wat de klant met jou deelt, en vanaf welke datum.
• Een link naar de Klantpagina.

Dezelfde notities staan op het tabblad Persoonlijke aantekeningen van de pagina van de klant. Het tabblad Delen en instellingen bevat de tags van de klant, de machtigingen die hij je heeft gegeven en de knoppen om het delen te pauzeren of de klant te verwijderen. Om een machtiging aan te vragen die een klant je niet heeft gegeven, vink je deze aan onder Toestemmingen van deze klant en kies je Vraag het aan de klant.

Als de klant aantekeningen op zijn of haar grafieken toestaat, kun je ook op een punt in een van de grafieken klikken om een aantekening achter te laten waarop hij of zij kan reageren. Als dat niet het geval is, biedt de balk Vraag toestemming voor grafieknotities aan. Zie Kan ik aantekeningen maken op de grafieken van een klant?

Berichten en voortgangscontroles

Jij en elke klant hebben één gesprek voor alles wat niet over een enkele training gaat. Open het vanuit Berichten met klanten in je coaching-inbox, of vanuit het tabblad Berichten met deze klant op de pagina van de klant. Alleen jullie twee kunnen het zien. Om een bericht te sturen naar iedereen in een programma, of iedereen met een tag, gebruik je Een bericht naar een groep sturen: elke klant ontvangt het bericht in zijn of haar eigen gesprek met jou, zodat niemand ziet naar wie het nog meer is gestuurd.

Opmerkingen bij een training staan apart en blijven bij die training. Open er een vanuit Recente trainingen, plaats een opmerking onder Coachingopmerkingen, en je klant ziet deze bij dezelfde activiteit en kan erop reageren. Elke geplande training heeft ook zijn eigen opmerkingen, en reacties op beide komen in je coaching-inbox terecht.

Om een regelmatige voortgangscontrole aan te vragen, open je het programma, ga je naar stap 5 en vink je Vraag klanten in dit programma om een regelmatige voortgangscontrole aan. Kies het gevraagde formulier, hoe vaak het moet worden ingevuld en op welke dag. Als je nog geen formulieren hebt, kies dan voor Een nieuw formulier met de voorgestelde vragen. Elke check-in bevat al de gegevens van je klant voor de periode die hij of zij deelt, dus hoeven ze alleen je vragen te beantwoorden.

Check-ins die op je wachten, staan vermeld onder Voortgangscontroles. Schrijf je antwoord onder Reageer op deze voortgangscontrole en kies Antwoord verzenden of Verzenden en markeren als beoordeeld om het te verzenden en de check-in meteen als bekeken te markeren. Je antwoord komt terecht in je berichten met die klant. Meer informatie vind je in Kunnen mijn klanten me een wekelijkse check-in sturen?

Gewoontes, formulieren en vragenlijsten

Gewoontes worden ingesteld in stap 4 van een programma; je kunt er maximaal tien instellen, elk in je eigen woorden, en ze worden elke dag of een aantal dagen per week gevraagd. Een gewoonte kan worden voltooid op basis van de gegevens die de klant deelt (zoals 8.000 stappen), door de geplande training van die dag uit te voeren, of doordat de klant deze afvinkt. Vul de lege gewoontes in met suggesties voegt veelvoorkomende gewoonten toe die je kunt aanpassen. Op het tabblad Voortgangscontroles en gewoontes van elke klant worden de afgelopen twee weken dag voor dag weergegeven.

Formulieren en vragenlijsten worden eenmalig opgesteld en vervolgens hergebruikt. Open Formulieren en vragenlijsten onder Coachingprogramma's, kies Een nieuw formulier aanmaken of ga uit van een suggestie, zoals een fitnessbasislijn. Een formulier kan het volgende zijn:

• de regelmatige voortgangscontrole van een programma;
• het intakeformulier van een programma, dat eenmalig wordt verzonden naar elke klant die zich aanmeldt, gekozen in stap 5 onder Formulier dat naar elke nieuwe klant wordt gestuurd;
• verzonden naar één klant wanneer je dit nodig hebt, via het tabblad ‘Voortgangscontroles en gewoontes’ op hun pagina.

Vink Dit formulier is een beoordeling: geef de cijfers van elke klant in de loop van de tijd weer aan om de resultaten van een klant in de loop van de tijd te volgen. De antwoorden worden onder Voortgangscontroles weergegeven, samen met de vragen zoals ze zijn gesteld. Bij een test die je persoonlijk afneemt, kun je de resultaten van de klant zelf vastleggen; de klant wordt hiervan op de hoogte gesteld en kan deze corrigeren.

Dashboard-sjablonen

Een sjabloon is een van je eigen dashboards, dat elke klant gevuld ziet met zijn of haar eigen gegevens. Open Dashboardsjablonen onder Coachingprogramma's:

• Kies Een nieuw dashboard aanmaken om er een te maken, of Naar mijn sjablonen kopiëren om te beginnen met een van de Startdashboards-opties, zoals hardlopen, fietsen, slaap of lichaamssamenstelling.
• Kies Delen met klanten om dit aan je klanten te geven, of selecteer het in stap 7 van een programma onder Gedeelde dashboards.
• Een klant die een gedeeld dashboard wijzigt, behoudt vanaf dat moment een eigen kopie. Als je het sjabloon later aanpast, zorgt Bewerkte exemplaren vervangen ervoor dat iedereen weer jouw versie krijgt.

Om een sjabloon aan een andere coach te geven, kies je Deel met een andere coach en stuur je hem of haar de link die hierdoor wordt gegenereerd. Wanneer hij of zij deze opent, ziet hij of zij de grafieken van het dashboard en kan hij of zij deze kopiëren naar zijn of haar eigen sjablonen, zonder de gegevens van jouw klanten. Schakel de link uit onder Gedeeld met andere coaches wanneer je niet langer wilt dat deze wordt gebruikt. Meer informatie over het samenstellen van dashboards vind je in Dashboard.

Trainingssessies plannen in de agenda van een klant

Je kunt een planning maken voor een klant die Trainingen inplannen in mijn agenda toestaat. Open hun agenda via Trainingsagenda op hun pagina, of selecteer hen in de balk boven je eigen agenda. Je plant met dezelfde knoppen, bibliotheek en bestandsimport als in je eigen agenda, één training per keer of als een opgeslagen plan van meerdere weken, en FitnessSyncer stuurt elke training door naar de diensten waarmee de klant traint. Terwijl je hem of haar coacht, kan de klant een door jou geplande training overslaan, maar deze niet wijzigen of verwijderen. Zodra de coaching is beëindigd of je abonnement afloopt, kan de klant de trainingen zelf aanpassen.

Om dezelfde training toe te wijzen aan een heel programma of een tag, open je deze in je bibliotheek en gebruik je Aan een groep toevoegen. Alleen de klanten die planning toestaan, krijgen een kopie; de anderen worden bij naam genoemd, zodat je het hen kunt vragen. Laat de trainingsdagen uitgeschakeld om de eigen dagen van elke klant te gebruiken. Groepstrainingen in je coaching-inbox laat vervolgens zien hoe elke klant het heeft gedaan. Je kunt ook wedstrijden en trainingsfasen toevoegen aan het seizoensplan van een klant. Elke voltooide training wordt stap voor stap vergeleken met het plan. Op de pagina met de trainingsagenda wordt de planning in detail uitgelegd.

Als een klant geen toestemming heeft gegeven voor planning, vraag deze dan aan via het tabblad 'Delen en instellingen' op zijn of haar pagina.

Coach samen met andere coaches

Aan je coachingaccount op FitnessSyncer kunnen meerdere coaches worden gekoppeld. Om een coach toe te voegen, open je de instellingen van je organisatie op FitnessSyncer.com, ga je naar Een coach toevoegen en voeg je de coach toe; elke coach na de eerste kost $10 per maand. Het toevoegen van coaches wordt mogelijk zodra je je coachingabonnement hebt betaald, en je coaches kunnen coachen zolang dit abonnement en het abonnement van je organisatie lopen.

Elke klant wordt begeleid door één coach en kan ook een reservecoach hebben die invalt wanneer de eigen coach afwezig is. Een nieuwe klant begint bij de coach en de reservecoach die zijn of haar programma voor nieuwe klanten aanwijst, of bij de coach die het programma leidt. Om de coaches van een klant te wijzigen, gebruik je Klanten en coaches of het instellingentabblad van de klant zelf; om de coaches voor nieuwe klanten van een programma te kiezen, stel je Coach voor nieuwe klanten in tijdens de aanmeldingsstap van het programma. Vink Geef deze coaches ook aan de klanten die al in dit programma zitten aan wanneer je het programma opslaat, zodat de klanten die al in het programma zitten dezelfde coaches krijgen. De notities, berichten, check-ins en plannen van de klant blijven behouden, zodat de nieuwe coach kan doorgaan waar de vorige is gebleven.

Een coach ziet alleen de klanten die aan hem of haar zijn toegewezen en de klanten voor wie hij of zij reservecoach is; een klant voor wie je reservecoach bent, wordt gemarkeerd in je klantenlijst. De eigenaar van je organisatie ziet alle klanten. Een beheerder kan bepalen welke coach welke klant begeleidt, maar ziet de gegevens van de klanten niet. Lees Hoe delen meerdere coaches klanten? en Je organisatie beheren op FitnessSyncer.

Wanneer de coaching eindigt

Op het tabblad 'Delen en instellingen' van de pagina van een klant kun je:

• Pauzeer het delen met Delen onderbreken. Je ziet niets van hun gegevens totdat het delen wordt hervat, ze worden na deze maand niet meer meegeteld en de FitnessSyncer Pro die je abonnement hen gaf, stopt. Kies Delen hervatten om opnieuw te beginnen, tenzij de klant het heeft gepauzeerd; in dat geval kan alleen hij of zij het hervatten. Een klant kan je vragen om een door jou ingestelde pauze te hervatten: op zijn of haar pagina staat dan Goedkeuren en delen hervatten.
• Verwijder de klant: vink Ja, verwijder deze klant aan en kies Klant verwijderen. De klant wordt hiervan per e-mail op de hoogte gesteld en telt nog steeds mee voor deze maand.

Een klant kan het delen ook vanuit zijn of haar kant pauzeren of stoppen. In beide gevallen wordt er niets verwijderd: de klant behoudt zijn of haar account en alle gegevens. Wat gebeurt er als ik een klant verwijder? legt uit wat blijft staan, wat wordt verborgen en wat terugkomt als jullie weer gaan samenwerken.

Voor al het overige, zie FitnessSyncer Coaching, waarin veelgestelde vragen van coaches worden beantwoord. Je klanten hebben hun eigen handleiding: Aan de slag met je coach.